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做合格秘书的“三部曲”

办公室秘书工作比较适合女性做,但是要做一个合格的秘书却并不是一件简单的事情。看看这几位女秘书的表现,也许会对你有所启发。

  不可越俎代庖

吴小姐毕业于北京外语学院,三年前到了一家外资公司做秘书,现为公司的首席秘书。

吴小姐认为,经常代替老板行使职权,往往会使秘书不能正确评价自己,以为自己和领导握有同样大的权力,这是秘书成长道路上最可怕的陷阱。

一天,吴小姐所在公司的经理突然收到一封非常无礼的信件,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地将吴小姐叫到自己的办公室,叫她记录自己口述的绝交信,然后,经理让吴小姐立即将信打印寄走。当天快下班的时候,吴小姐将打印出来的信递给已心平气和的经理:“经理,可以将信寄走吗?”

这封充满火药味的信自然没有发走,因为吴小姐的聪明,使公司挽救了一个大客户。吴小姐说,经理也是人,也有不能自制的时候。当他的感情一旦平静下来,必然会自我反省。在这个时候,秘书把打印出来的信交给经理征求他的意见,实际上就是给经理创造一次重新决策的机会。如果当时就向经理指出他的过火行为,那是非常错误的。吴小姐解释,作为一个公司的负责人,经理有自己思考问题的角度和方式,他必须经常权衡与各方面的关系和利益,因此也必然包括与这家代理商之间的利益关系。他提出终止与这家代理商之间的关系,也许并非出于一时之怒,只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已;当然也有可能的确是经理一时之怒,终止与对方的来往仅仅是发泄一下而已。在不明白经理的真实想法之前,秘书绝对不能越俎代庖。

  遵守时间和制度

秘书在工作中必须适应现代企业严格的规章制度,特别是时间观念要强。许多新入行的秘书开始很难适应雇主那种分秒必争、刻板严格的要求,许多人对上司为其耽误了几分钟而大发雷霆感到不解,认为纯属小题大做。

某大公司人力资源总监张先生说:老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效作风确实感到难以容忍。他们需要的是工作井井有条,在办公室一呼即应的秘书;是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书;是用脑多于用手、善于管理时间,而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就的秘书。

小丽是某商社的秘书,在她的办公场所,人们总是看到满目狼藉、一片繁忙的景象。她常常在一摞摞的文件中不断地翻来找去,她的抽屉里总是堆放着满满的文件,她总是穿梭在办公桌与文件箱这不算短的路途之间。与她共事的人都对她的磨蹭、忙乱感到头疼,最后的结果可想而知,小丽被炒了鱿鱼。

  把忙碌分出层次

秘书常感到忙忙碌碌事情仍做不完,总感到时间不够用。学会合理地、安排和利用时间,是提高秘书工作效率的有效途径。

小林是某私企经理的助理秘书,几年来,她勤奋努力,事必躬亲,却发现总被一些琐事包围着。她生性优柔寡断,一件事总是掂量来掂量去,想出好多种结果,生怕引人不快。对一些重要又不太懂的事,她总是采取逃避的态度,非拖到不能再拖的时候,才动手去处理,结果却因时间仓促,常常草草了事。一次老板出差,让她起草一份在董事会上的发言报告。她想时间还有一周,不必着急,于是深思熟虑,决心好好给老板露一手。其后的几天,她忙于完成另外几件小事,突然一天上班之时,想到老板明天就要起程了,可是他要的报告还未见一字。

结果,一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无特色、草草而就的文件。因此,尽管小林几年来一直兢兢业业、埋头苦干,但工作却起色不大,职位也一直没有得到升迁。
来源:世纪宜兴网



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