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如何开好会议

作为企业管理人员,每个人一定会碰上一大堆开不完的会议,如何开好会议,如何使会议开的有成效,如何让每个人都能各抒己见、各得其所?我工作十年以上,开了数不清的各类会议,总结经验,归纳以下十点供大家参考。
1. 以积极的心态看待会议 在参加会议以前,一定要以积极正面的心态参加,要明白开会是一种最直接表现你自己能力的机会,你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。
2. 要有明确的会议目的 开会通常为了三个目的:沟通、管理和决策。而不管哪一个目的,会前一定要明白会议的主题,围绕主题有的放矢做充分准备。
3. 精选参加会议的人员 会议的参加人员数量要适度,不能太多,在公司中的层级不能相差太远,否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。
4. 会前要有议程 要在会议之前建立清楚的会议议程,并要在会前发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、本质与架构,使他们能有充分的时间准备相关的资料。
5. 会前要作准备 参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备,包括收集信息、准备资料,如要在会上发言不但要准备发言内容,还要设想别人可能会提的问题并作准备。
6. 公开称赞、私下批评 会中要做到就事论事,争论时不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。
7. 开放心胸,容纳意见 会中要采取民主模式,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人,如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。
8. 设定时间,准时开始、准时结束 要尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。
9. 认真做好会议记录 一定要有一个准确完整的会议记录,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成。
10.事后追踪 要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议 决议都能完成。 
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