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职位说明书容易出现的问题

职位说明书(job description),也被称为工作说明书、职位描述、岗位说明等等,就是描述某个职位的主要特征。一般包括职位名称、上下级汇报关系、任职条件(学历、专业、工作经验、技能要求、特殊资格要求)、主要职责及考核办法,以及批准日期、任职人与上司的签字等。详细一些的,还会列出职位设置的目的、职责概述、职位升迁和转换路径、工作环境、工具设备等等。
    
     职位说明书到底有哪些用途?在我看来,编写职位说明书至少有以下五项好处:
    
     第一,它有助于实现组织优化。在编写职位说明书之前,有一个职位分析的过程,即对部门职责进行列举和归类,对工作流程、各职位间的职责分配进行分析和规划,从而最大限度地发挥组织效力。在此过程中,重点思考的是:人员配置是否冗余?职责是否相互重叠?部门职能是否细化到每个岗位上?是否忙闲不均?职责接口是否得当?工作流程是否顺畅而且简易?这就像我们实施iso9000质量认证一样,拿到证书不是目的,目的是通过认证过程促使企业建立起完善的质量保证体系,把内部的运作流程理顺。
    
     第二,它使员工各司其责,上下目标一致。一份好的职位说明书可以使员工了解组织的目标、自己在组织中的作用、相应的责任和职权。特别是对于新员工,如果在他上岗之际就能拿到一份详尽的职位说明书,不仅能给他留下公司管理规范的印象,而且有助于他尽快了解工作的全貌,顺利进入角色,同时便于主管和下属共同拟定试用期的考核目标与考核方式。有了员工和主管共同签字的职位说明书,意味着双方对工作内容达成了共同的理解,意味着一种对工作目标和规范的承诺。
    
     第三,职位说明书是各部门制订绩效管理标准的依据之一。好的职位说明书,既要按照重要性的先后顺序,列明每项职责的主要内容,又要说明该职责是全责,还是部分责任,抑或是辅助支持性的工作;同时,也要列明相应的考核方法。考核指标可以是反映质量的,也可以是反映数量的。例如,在成本方面,可以用预算与实际之比、人工成本与销售额之比、单位成本等指标;在时限方面,可以用交货时间、投放市场时间、客户响应时间等指标;在数量方面,可以用利润率、产量、增长率、市场占有率、顾客保有率、新顾客数、新产品比例、投资回报率、每股收益等指标;在质量方面,可以用准确率(错误率,次品率)、预算差异、可靠性、客户满意度、员工满意度、员工流失率等指标。如果难以用上述标准,可以用概括性的词语,比如“遵照公司iso9001的要求”。
    
     第四,职位说明书是进行职位评估从而确定职位级别的前提条件。职位评估的内容通常包括职责范围大小、工作复杂难易程度、劳动强度、劳动条件等要素。有了职位等级和薪酬调查结果,才便于确定每个职位的薪酬水平。
      
     第五,它是进行人员招聘、制定培训计划和个人发展计划的一种依据。一线经理提出用人申请,人事部门在发布招聘启事、甄选面试、确定培训内容、设计员工的职位升迁路线时,都离不开它。
    
     所以说,编制职位说明书是人力资源管理的一项基础工作,也是各级主管的一项基本职责。
    
     编写职位说明书需要一些方法和技巧,限于篇幅难以全面介绍,本文仅讨论一下编写过程中容易出现的五个问题:
    
     一是仅重结果,不重过程。编写职位说明书的过程其实也是一种沟通方式。在编写职位说明书的过程中,主管和下属应充分沟通,双向交流,各自表达对部门职责的理解、对具体职位的看法和期望,以求得上下一致。这个过程本身,就是对业务的深入探讨。可惜的是,许多一线经理匆匆忙忙像应付作业似地草草写就,而未能借此机会与属下进行交流,在以后职位说明书的应用过程中,也就容易出现属下不理解、不利用、不执行的情况,使职位说明书变成了可有可无的摆设。
    
     二是“一个药方吃到底”。 在it行业,变革是唯一的常数。组织结构的频繁调整,人事的变化,部门职能的变化,会相应地导致职位的工作内容发生变化。这时候,职位说明书如果不能适应这种变化及时修正,会很快过时。另一种情况是,在变化如此迅速的it时代,有人疑惑:“我们还需要职位说明书吗?”在比较稳定的传统行业里,提这个问题有可能被奚落一番,但在it行业却是非常普遍。许多在新兴的网络公司从事人力资源管理的同行们,常常发出这样的抱怨:“我们的组织结构图三周一变,办公室几乎全是新面孔,常常是职位说明书刚写完,职位就又调整了,整天忙着招人,根本没有时间也没有必要去写什么职位说明书”。这不禁使人对其中所蕴含的人力资源风险感到忧虑。在这个时候,更需要对职位进行分析、编写职位说明书,以减少由于人员迅速膨胀、组织经常变动所带来的风险,努力避免员工进出频繁、职责不清、角色冲突、无法考核、培训不力等混乱状况,降低人力成本。此时,职位说明书的格式应当简洁实用,突出重点,项目不应贪多;在描述职责时,尽量多用概括性、通用性的语言,以使职位说明书能有相对较长的稳定性。同时应加强上下沟通,避免出现上层人员热血澎湃、调整方向过快,而基层员工面对变化却无所适从、仍旧原地踏步的情况。即使在传统行业里,职位说明书一般地也需要每一到两年修改一次。
    
     三是人事部门大包大揽。编写职位说明书不仅仅是人事部门的事。人事部门的责任是提供一种格式和方法,培训一线经理如何编写并运用职位说明书,同时要对一线部门所撰写的职位说明书进行审核。一线经理是具体的编写者,所以要经常审视下属的工作内容是否变了,工作要求(衡量标准)、组织关系是否变了,如果有变化,应马上更新职位说明书。这也是其承担人事职能的一种体现。有的公司是人事部门代行其事,担任写手,这在一定程度上失去了编写职位说明书的本意。
    
     四是过于详细或过于简略。有的公司把职位等级、工作的复杂性、管理责任的大小评价也纳入其中,使得职位说明书过于复杂。我认为像这些属于职位评估的内容,是不应该写入职位说明书中的。职责内容写得很详实,别人理解起来会很容易,但会加大编写者的工作量,而且,一旦职责内容有了细微变化就要调整职位说明书,会加快职位说明书的更新速度。同样,如果写得过于简略,语焉不详,或者生僻的专业术语过多,会使人阅读理解困难。还有的公司所写的职位说明书,内容仅仅局限在工作职责方面,这是不够的。怎样才算详简得当?一句话,实用就行。
    
     五是对号入座,过分迁就现任职者。职位说明书仅描述职位本身所具有的特性,而与从事或即将从事此工作的具体人员无关。编写时不应掺杂着现有任职者的身影,尽管这很难做到。过分迁就目前的任职者,会影响其客观公正性。当然,也不要矫枉过正,不顾现实条件,按照绝对理想的任职标准和考核标准来写,那会缺乏实用性。



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