职务分析过程与方法初探(二)
(四)、职务设计:
在上述工作关系分析的基础上，再考虑任职者的能力与资格，就可以设计出职务，或对现有业务流程重组，进行职务再设计。
１．职务设计的原则：
ａ．“因事设职”是总的原则，但在实践中应考虑人的因素；
ｂ．系统性原则：职务设计一定要与公司组织设计的思路相适应，不同的职务既要区别、又要相互依存，应形成一个有机的整体，发挥组织的最大效能；
ｃ．实用性原则：在将工作事件与工作目标结合过程中应充分考虑工作现状与人员的能力等方面，既不能要求过高，以免造成“寡妇的丈夫”这样的职位；但也不能过于迁就于任职者的能力，应在一定程度上让员工通过学习、努力来适应工作；
ｄ．简单化原则：在进行职务设定时，应尽可能地将复杂的关系包含在一个职位中，这样可减少人力成本并提高效率；
ｅ．匹配原则：职务设计中应考虑每个人的工作量是否饱满，时间是否均衡等；
２．根据上述原则并结合小组情况,经讨论后认为可设定以下职位:
ａ．人力资源主管：负责政策制定与员工关系模块，对小组工作全面负责；
ｂ．招聘与录用专员：负责进出调配任免模块、工作分析人力资源规划模块以及杂项；
ｃ．绩效与报酬管理专员：负责考核、薪酬前操作、保险、福利等；
ｄ．人事信息管理专员：负责人事信息管理模块、薪酬后操作模块以及户口、合同、印章模块；
ｅ．外事专员：负责外事模块。
(五)、职务说明书的形成：
１．职务说明书用于明确职务的职责权限，岗位工作的基本特性，任职资格要求等，便于新任职者尽快了解熟悉工作，也便于对岗位工作进行考核与监督；
２．职务说明书的要素应包含职位基本信息、工作内容、工作基本特性、任职资格等；
3．根据上面完成的职务分析与设计，可形成五个职务的职务说明书，在此仅以人力资源主管为例示意：
4．注意事项：
ａ．对于工作内容的描述，包括工作目标、要点、内容、时间频度、程序、审批权限以及失误等，应当尽可能地具体、量化；
ｂ．区分职务与职位（岗位）的区别，工作目的、范围、方法、职责等完全相同的职位（岗位）族构成职务，在形成职务说明书时应注意，以免引起误解。如人事部定岗定编材料中对行政后勤岗位的描述，该岗位定员４人，工作内容为固定资产综合管理、前台接待、办公事务管理、宿舍房屋管理、食堂管理，显然岗位职责不清，亦不可能形成同一职务，职务说明书未起到应有的作用；
ｃ．对工作基本特性与任职资格的描述应按同一标准确定，以免发生偏差。
(六)、关于职务价值的确定：
1．职务价值评价的基本任务是对岗位进行价值排序，即评估岗位重要性、确定岗位的职等职级。以此为基础，确定薪酬、考核、晋升等才变得有根据，但是职务价值的确定较为复杂；
2．职务价值的评定是以工作为中心的，是对比的、判断性的；
3．职务价值评定应考虑的因素：工作复杂性；所受的监督与给予的监督；言行的效力和影响范围（责任与权力）；与他人接触的性质、范围和程度，处理人际关系的方法和能力；承担本职位所需的资格条件；劳动强度与工作环境等。
4．职务评价的方法：一般来讲，有排列法、因素计总法、因素比较法等。
（1）排列法：有关人员组成合格的专门机构，如职务评定委员会；根据职务调查资料或职务说明书做出简洁的、易于对比的职务描述；确定评定标准，对各个职位打分；评定结果汇总，计算平均得分，进而得出个职位的综合相对次序。这种方法易出现主观倾向，应通过培训提高评价人员的价值判断力，或可通过重复评价三次取平均值来消除主观误差。 （2）因素计总法：组建评价机构后，首先选择关键性的评价要素并对要素进行定义；确定要素的等级数目，确定要素权重；按照等级标准和等级点数打分；汇总得分并计算总平均点数；确定职务等级，制定职务等级与平均点数范围之间的对应表。这种方法可避免一定的主观随意性，但操作起来较繁琐。
（3）因素比较法：首先选择一些有代表性的关键职位；按关键职位，选定评价因素，并确定因素分值；按照每个评价因素分别对关键职位排序，并配给适当的分数；将全部职位的各个因素与已评定完的关键职位对比，其职位的某因素与哪一关键职位的某因素相近，就参照它得分；将各职位的各因素得分加总，得出各职位的总分；对各职位的总得分相比较，就可订出各职位的等级排序。这一方法较简便、客观，有一定的准确性和弹性。 5．由于时间的关系，在深圳实习期间未能完成职务价值的评定工作。
七、职务分析结果的运用：
职务分析过程对于组织设计、业务流程重组等的作用，在上述分析过程已经说明，其他方面的运用如下：
１．人员录用与调配：根据任职资格要求，可指导录取到适合工作的和对工作满意的人员，并可使新职员尽快地熟悉工作；
２．员工教育与培训：对于公司老职员，为使其更好地适应本工作或新岗位，可比照职务说明书寻找差距（可结合考核结果），由人事部和员工本身共同努力通过再教育和培训等提高员工能力；
３．工资确定：通过公司职务价值评价，可得出公司各岗位之间的价值排序，如确定为１～９个职等；根据各个职位的任职资格要求和任职者的资历、能力、贡献等确定出职级（如可设计为１～２０级）；与每一职等、职级相对应，可确定出任职者在这一职位上的工资。可用函数表述为：
职等＝ｆ（职务价值排序）
职级＝ｇ（任职资格，能力，贡献等）
薪金等级ｎ＝ｎ（职等，职级）
４．考核与晋升：职务分析界定了岗位的职责与任职资格，这可直接作为员工考核的标准和依据；职务分析同时也给出了职务的价值排序和对任职者的要求，这对员工岗位的调配、晋升以及随之而来的薪酬调整提供了有力的根据。
三、几个需注意的问题
(一)、在职务分析过程中，尤其在职务调查和职务价值评价过程中，由于会关系到被调查者和评价者的利益，可能出现各岗位、各部门扩大其工作重要性的本位主义倾向，从而影响结果的可靠性；同时还可能受调查者和评价者的素质、能力所限，比较容易出现信息失真。这就要求慎重选择评价者、并给予适当的培训；另一方面，亦可采用交叉评判的方法，以降低主观误差。
在职务说明书中，对工作的描述容易出现两种倾向：第一种倾向就是把各种工作的内容、职责等尽可能地详细描述出来；第二种倾向就是过于简略。第一种情况下，职务工作界定得太清楚则可能使员工有“各扫门前雪”的心理，不利于协作；第二种情况下，过于简略则易流于形式，起不到职务说明的作用。对于非常具体、独立的工作，如生产线的操作工，可以非常详细地描述其工作内容与职责；而对于公司职员，在明确主要职责的同时，应留出一定的模糊空间，容许交叉，以保证组织任务的完成。
(二)、动态组织的情况：通常职务分析体系基本上是建立在近似静态的基础上的，即职务相对稳定。但在经济全球化的宏观大背景下，要求企业对外界要有迅速的反应，公司处于动态的变化之中，这就意味着公司的组织结构、部门的任务以及职务等会频繁地被调整，这给职务分析带来了新的挑战。这就要求我们在进行职务分析时要充分考虑到组织未来的变化和职务的适应性，例如在职务说明书上对工作描述可以模块化，即以独立的工作单元为单位，以便调整。这一课题还有待于进一步的研究。
(三)、关于职务价值评定。在研修期间，有人提出职务分析的新思路，就是找出几个相互独立的客观指标（如a、b、c、d、e等）；再用这些指标对各岗位进行评估，得出几个参数（a、b、c、d、e）；对于各个指标，可根据企业理念规定出各个指标的权重（q1，q2，q3，q4，q5），最后可得出岗位重要性指标为：ｘ＝a×q1+b×q2+c×q3+d×q4+e×q5。
但是从根本上讲，职务价值评定反映了企业的文化价值观与战略思想，如高科技企业认为r%26d很重要，而消费品制造商则认为营销很重要。对于人们头脑中主观的价值观用较为客观的指标来刻画，这是一件较困难的事；如果存在这样的指标的话，用他们来评估岗位重要性也是一个主观的过程，他受评估者影响较大，很难做到真正客观。所以说，用这种方法得出客观的关于岗位重要性的量化指标基本上是不现实的；即便能得出，其成本亦太高。与其这样，不如直接在主观层面上进行，自上而下展开，如用上述介绍的方法。
在上述工作关系分析的基础上，再考虑任职者的能力与资格，就可以设计出职务，或对现有业务流程重组，进行职务再设计。
１．职务设计的原则：
ａ．“因事设职”是总的原则，但在实践中应考虑人的因素；
ｂ．系统性原则：职务设计一定要与公司组织设计的思路相适应，不同的职务既要区别、又要相互依存，应形成一个有机的整体，发挥组织的最大效能；
ｃ．实用性原则：在将工作事件与工作目标结合过程中应充分考虑工作现状与人员的能力等方面，既不能要求过高，以免造成“寡妇的丈夫”这样的职位；但也不能过于迁就于任职者的能力，应在一定程度上让员工通过学习、努力来适应工作；
ｄ．简单化原则：在进行职务设定时，应尽可能地将复杂的关系包含在一个职位中，这样可减少人力成本并提高效率；
ｅ．匹配原则：职务设计中应考虑每个人的工作量是否饱满，时间是否均衡等；
２．根据上述原则并结合小组情况,经讨论后认为可设定以下职位:
ａ．人力资源主管：负责政策制定与员工关系模块，对小组工作全面负责；
ｂ．招聘与录用专员：负责进出调配任免模块、工作分析人力资源规划模块以及杂项；
ｃ．绩效与报酬管理专员：负责考核、薪酬前操作、保险、福利等；
ｄ．人事信息管理专员：负责人事信息管理模块、薪酬后操作模块以及户口、合同、印章模块；
ｅ．外事专员：负责外事模块。
(五)、职务说明书的形成：
１．职务说明书用于明确职务的职责权限，岗位工作的基本特性，任职资格要求等，便于新任职者尽快了解熟悉工作，也便于对岗位工作进行考核与监督；
２．职务说明书的要素应包含职位基本信息、工作内容、工作基本特性、任职资格等；
3．根据上面完成的职务分析与设计，可形成五个职务的职务说明书，在此仅以人力资源主管为例示意：
4．注意事项：
ａ．对于工作内容的描述，包括工作目标、要点、内容、时间频度、程序、审批权限以及失误等，应当尽可能地具体、量化；
ｂ．区分职务与职位（岗位）的区别，工作目的、范围、方法、职责等完全相同的职位（岗位）族构成职务，在形成职务说明书时应注意，以免引起误解。如人事部定岗定编材料中对行政后勤岗位的描述，该岗位定员４人，工作内容为固定资产综合管理、前台接待、办公事务管理、宿舍房屋管理、食堂管理，显然岗位职责不清，亦不可能形成同一职务，职务说明书未起到应有的作用；
ｃ．对工作基本特性与任职资格的描述应按同一标准确定，以免发生偏差。
(六)、关于职务价值的确定：
1．职务价值评价的基本任务是对岗位进行价值排序，即评估岗位重要性、确定岗位的职等职级。以此为基础，确定薪酬、考核、晋升等才变得有根据，但是职务价值的确定较为复杂；
2．职务价值的评定是以工作为中心的，是对比的、判断性的；
3．职务价值评定应考虑的因素：工作复杂性；所受的监督与给予的监督；言行的效力和影响范围（责任与权力）；与他人接触的性质、范围和程度，处理人际关系的方法和能力；承担本职位所需的资格条件；劳动强度与工作环境等。
4．职务评价的方法：一般来讲，有排列法、因素计总法、因素比较法等。
（1）排列法：有关人员组成合格的专门机构，如职务评定委员会；根据职务调查资料或职务说明书做出简洁的、易于对比的职务描述；确定评定标准，对各个职位打分；评定结果汇总，计算平均得分，进而得出个职位的综合相对次序。这种方法易出现主观倾向，应通过培训提高评价人员的价值判断力，或可通过重复评价三次取平均值来消除主观误差。 （2）因素计总法：组建评价机构后，首先选择关键性的评价要素并对要素进行定义；确定要素的等级数目，确定要素权重；按照等级标准和等级点数打分；汇总得分并计算总平均点数；确定职务等级，制定职务等级与平均点数范围之间的对应表。这种方法可避免一定的主观随意性，但操作起来较繁琐。
（3）因素比较法：首先选择一些有代表性的关键职位；按关键职位，选定评价因素，并确定因素分值；按照每个评价因素分别对关键职位排序，并配给适当的分数；将全部职位的各个因素与已评定完的关键职位对比，其职位的某因素与哪一关键职位的某因素相近，就参照它得分；将各职位的各因素得分加总，得出各职位的总分；对各职位的总得分相比较，就可订出各职位的等级排序。这一方法较简便、客观，有一定的准确性和弹性。 5．由于时间的关系，在深圳实习期间未能完成职务价值的评定工作。
七、职务分析结果的运用：
职务分析过程对于组织设计、业务流程重组等的作用，在上述分析过程已经说明，其他方面的运用如下：
１．人员录用与调配：根据任职资格要求，可指导录取到适合工作的和对工作满意的人员，并可使新职员尽快地熟悉工作；
２．员工教育与培训：对于公司老职员，为使其更好地适应本工作或新岗位，可比照职务说明书寻找差距（可结合考核结果），由人事部和员工本身共同努力通过再教育和培训等提高员工能力；
３．工资确定：通过公司职务价值评价，可得出公司各岗位之间的价值排序，如确定为１～９个职等；根据各个职位的任职资格要求和任职者的资历、能力、贡献等确定出职级（如可设计为１～２０级）；与每一职等、职级相对应，可确定出任职者在这一职位上的工资。可用函数表述为：
职等＝ｆ（职务价值排序）
职级＝ｇ（任职资格，能力，贡献等）
薪金等级ｎ＝ｎ（职等，职级）
４．考核与晋升：职务分析界定了岗位的职责与任职资格，这可直接作为员工考核的标准和依据；职务分析同时也给出了职务的价值排序和对任职者的要求，这对员工岗位的调配、晋升以及随之而来的薪酬调整提供了有力的根据。
三、几个需注意的问题
(一)、在职务分析过程中，尤其在职务调查和职务价值评价过程中，由于会关系到被调查者和评价者的利益，可能出现各岗位、各部门扩大其工作重要性的本位主义倾向，从而影响结果的可靠性；同时还可能受调查者和评价者的素质、能力所限，比较容易出现信息失真。这就要求慎重选择评价者、并给予适当的培训；另一方面，亦可采用交叉评判的方法，以降低主观误差。
在职务说明书中，对工作的描述容易出现两种倾向：第一种倾向就是把各种工作的内容、职责等尽可能地详细描述出来；第二种倾向就是过于简略。第一种情况下，职务工作界定得太清楚则可能使员工有“各扫门前雪”的心理，不利于协作；第二种情况下，过于简略则易流于形式，起不到职务说明的作用。对于非常具体、独立的工作，如生产线的操作工，可以非常详细地描述其工作内容与职责；而对于公司职员，在明确主要职责的同时，应留出一定的模糊空间，容许交叉，以保证组织任务的完成。
(二)、动态组织的情况：通常职务分析体系基本上是建立在近似静态的基础上的，即职务相对稳定。但在经济全球化的宏观大背景下，要求企业对外界要有迅速的反应，公司处于动态的变化之中，这就意味着公司的组织结构、部门的任务以及职务等会频繁地被调整，这给职务分析带来了新的挑战。这就要求我们在进行职务分析时要充分考虑到组织未来的变化和职务的适应性，例如在职务说明书上对工作描述可以模块化，即以独立的工作单元为单位，以便调整。这一课题还有待于进一步的研究。
(三)、关于职务价值评定。在研修期间，有人提出职务分析的新思路，就是找出几个相互独立的客观指标（如a、b、c、d、e等）；再用这些指标对各岗位进行评估，得出几个参数（a、b、c、d、e）；对于各个指标，可根据企业理念规定出各个指标的权重（q1，q2，q3，q4，q5），最后可得出岗位重要性指标为：ｘ＝a×q1+b×q2+c×q3+d×q4+e×q5。
但是从根本上讲，职务价值评定反映了企业的文化价值观与战略思想，如高科技企业认为r%26d很重要，而消费品制造商则认为营销很重要。对于人们头脑中主观的价值观用较为客观的指标来刻画，这是一件较困难的事；如果存在这样的指标的话，用他们来评估岗位重要性也是一个主观的过程，他受评估者影响较大，很难做到真正客观。所以说，用这种方法得出客观的关于岗位重要性的量化指标基本上是不现实的；即便能得出，其成本亦太高。与其这样，不如直接在主观层面上进行，自上而下展开，如用上述介绍的方法。