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不要让别人浪费你的

     办公室的打扰无可避免,电话、来访、邮件等等,甚至有不少人对打扰提出了抱怨,同时也有无奈。
    
     对待打扰的方法有很多,有全面出击来对付,也有消极地对应付,更有甚者是视而不见。全面出击的人终会变得疲劳不堪,消极应付和视而不见的人终究会错失良机或是贻误大事……
    
     那么究竟怎样做才是我们的可取之道呢?--我们的策略是将被打扰的时间缩短,将其负面影响减至最少 。
    
     3.3.1 打电话的艺术
    
     1、事先的约定与准备
    
     打电话约定时间和约定要求并不是什么新奇的概念,通过约定可以避免你在需要安静工作的时候被不断打扰、或是占线、或是接不到电话,更主要是避免电话中需要某些资料却无法提供,从而造成时间的浪费。
    
     2、保持简短而明确的开场白
    
     平时我们在打电话为了联络感情的需要,在开场白中经常会有一些寒喧,除了拜访客户、问候长辈等情况,比如"你最近很忙啊,在哪里发财啊"、"您身体还好吧、吃饭还行吧?"等,然而在办公室场合就应该少有寒喧,尽量从工作角度出发,使用简短而明确的开场白。
    
     假如你正在将电话打给某人,不妨开门见山:"你好,我是xxx,我给你打电话是因为……"或"你好,我是xxx,有这样一件事需要……"等等;如果是某人打电话给你,你可以说"接到你的电话真高兴,有什么事需要帮忙吗?"或"你打电话来我真高兴,能为你做点什么吗?"或"好久没有收到你的消息了,请问有什么事需要帮忙吗?"等等。
    
     3、控制通话时间、保持通话主题
    
     在我们打电话的时候,要注意做好适当的记录,以免挂下电话后忘记某些信息,又不得不重新联系一次。另一个需要注意的就是:控制好打电话的时间并保持通话的主题。我们有许多人喜欢拿起电话就开始喋喋不休,而且经常是缺乏主题。在这种情况下,你不妨直言:"你现在需要我们解决的问题是什么呢?"、"你的重点是什么?"、"你看我们今天的沟通/讨论是不是这到这里呢?"
    
     虽然一次电话省下的时间可能只有2~3分钟,但按照你每天接10个电话来算,每个月你就可以省下7~10个小时,一年就是就84~120个小时,这可是一段不少的时间呀!
    
     4、过滤电话
    
     你一定经常遇到一些不想接的电话,这个时候你就需要"过滤电话"了。首先解释你现在不能接电话的原因,如马上要出门了、要去开会了、正在与主管或其它同事商宜工作了等等,但是在拒绝的时候一定要注意有礼貌,并约定回电或是对方再次来电的时间,在保证自己时间的前提下,同时不要给对象留下不良印象。
    
     3.3.1 当你被打断时
    
     在前面的"时间管理的误区"中,我们曾经提到了如何接受请托,但是在我们被各种情况所打断时,应该如何处理呢?
    
     1、来自上司的打断
    
     来自上司的打扰最难控制,尤其是当你正在全心尽力地处理一项紧急而重要的事情时。不过,如果你就是一名上司,你还是应该首先想想,你是不是也会对下属这样呢?
    
     以下是如何处理类似问题的一个实际例子和妙招:
    
     有一位职员,每当他应召支见上司时,他手上总是带着一件仍待完成的工作:编写一份报告、检查报告草案、或者阅读必要的资料等,一来可以利用在一旁等待上司打电话或是其他事务处理的时间,二来可以提醒上司自己的工作也是很忙的,希望可以尽快结束对话或事情的安排,三来还可以让主管对他的工作态度留下深刻的印象。
    
     2、来自下属的打断
    
     你不妨想想以下有关解决下属打扰上司的各项问题:
    
     (1)你是否曾经训练你的助理,将他人可能的打扰含集中起来,然后每天或每星期一次地向你汇报?
    
     (2)你是不是尽可能地把集体例会列为每日/周工作的一部分?
    
     (3)你是不是每天都会保留一段固定的时间,供下属向你提出问题,同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时,会告诉对方何时见面较合适?
    
     (4)你是不是曾经鼓励下属以便条/邮件方式提出问题,而不必亲自上门打扰你的工作?
    
     (5)你是不是立即向下属回话,使他们不至于认为他们必须经常打扰你,才能立刻获得回应?
    
     3、来自同事的打扰
    
     在上司打扰的时候,你只能无奈地加以接受;而下属在打扰你的时候,你可以将他的打扰方式加以定型化。可是,要处理同事或同级人员的打扰,恐怕必须多花一点心思才行。以下是你应该牢记的一些要点:
    
     (1)双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持热心、同情以及随时愿意加以协助的态度,可是,你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。
    
     (2)不要随意打扰对方。你可以从容地、预先地与同事联系你的要求、时间等,只有如此,你才有可能获得相同的回报。
    
     (3)想想为什么你的中断情形无法受控:你不喜欢得罪他人?你喜欢参与每一件事?别人经常来询问你的意见,使你觉得自己很重要?你不善于结束他人的来访?你让别人习惯于经常咨询你的意见?你就是喜欢不断地和他人交谈?
    
     如果你让这些现象一直持续下去,你最后终究会一事无成。
    
    



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